Processer och instruktioner

"För att en organisation skall fungera effektivt, måste den definiera och styra ett flertal sammanlänkande aktiviteter. En aktivitet som använder resurser och som styrs för att göra det möjligt att omforma insatser till utfall kan betraktas som en process. Ofta utgör utfallet från en process insatsen i nästa process."
(www.ISO.se)

Oftast är en organisation uppdelad i traditionella, eller praktiska, avdelningar som var och en gör en liten insats i den vara eller tjänst som produceras. Genom att tänka i processer, som skär igenom dessa avdelningar, är det lättare att få fram en helhetsbild över flödet i organisationen och mycket lättare att hitta problemen i de gränssnitt som finns mellan olika avdelningar eller moment.

Genom den helhetssyn som processer ger blir det också lättare att hitta förbättringsområden och det blir lättare för alla i processen att veta varför vissa förbättringar görs. Alla kan på ett tydligare sätt se vilken påverkan just deras arbete har på slutresultatet. Detta resulterar oftast i att de tar större ansvar för att göra ett bra arbete. Det är lättare för var och en att hitta sin plats i kedjan och se sitt bidrag till kundnyttan.

Olika typer av processer

En process har en början och ett slut, en kund och en leverantör. Den upprepas i tiden och skapar genom förädling ett värde åt kunden. En process går ofta genom flera olika avdelningar i en organisation och använder eller förbrukar olika former av resurser. Den uppdelning som brukar användas är Huvudprocess, Stödprocess och Ledningsprocess.
• Huvudprocesser är de processer som tillgodoser kundens behov och ger ett utfall som motsvarar kundens krav.
• Kärnprocesser är ett begrepp som används parallellt med huvudprocesser och används när man vill betona den strategiska kopplingen till kärnverksamheten.
• Stödprocesser och ledningsprocesser fungerar som stöd för huvudprocesser. De ger ett indirekt värde för kunden eftersom de underlättar för huvudprocesserna.

Huvudprocesser delas också ibland upp i operativa huvudprocesser t.ex. försäljning och produktframtagning (som visas exempel på ovan) och strategiska huvudprocesser t.ex. affärsutveckling, produktutveckling och produktionsutveckling. En del företag betonar ledningens betydelse genom att göra ledning till en huvudprocess.

Instruktion

En instruktion är en beskrivning, skriftlig eller muntlig, vars syfte är att med så få ord som möjligt och så tydligt som möjligt beskriva hur man utför någonting.

• Verksamhetssystem
• Affärssystem (ERP-system)
• Enterprise Architecture
• Lean administration
• Processorienterat arbetssätt
• Processer, instruktioner och metodik
• Performance Management